Secţia documentare
Veronica ZAHARIA – şef secţie, comisar principal
Informaţii generale:
Secţia documentare reprezintă o entitate structurală distinctă în organigrama instituţiei, subordonată direct rectorului, care are misiunea de a contribui la realizarea obiectivelor strategice ale Academiei prin aplicarea procedurilor moderne de management al documentelor şi petiţiilor.
Pentru realizarea misiunilor ce îi revin secția efectuează o serie de activități şi tehnici de lucru specifice (documentare, corespondenţă, control, arhivare de documente, etc.), precum şi alte activități de natură administrativă şi relaţii cu publicul.
Atribuțiile Secției documentare:
În activitatea sa, Secția documentare îndeplinește următoarele atribuții:
- organizează fluxul de documente în Academie: recepționarea, înregistrarea, repartizarea, expedierea și controlul executării în termen a documentelor;
- organizează evidența, înregistrarea, examinarea, efectuarea controlului asupra păstrării și executării în termen a petițiilor;
- asigură distribuirea corespondenței, conform rezoluției conducerii;
- întocmește, la necesitate, rapoarte privind mersul examinării și executării petițiilor și documentelor;
- întocmește procesele-verbale de distrugere a dosarelor cu termen expirat;
- acordă asistență metodologică subdiviziunilor structurale ale Academiei în procesul de prelucrare a documentelor pentru predare în arhivă;
- exercită controlul privind aplicarea legislaţiei referitoare la managementul documentelor şi cu privire la petiţionare în cadrul Academiei;
- documentează şedinţele Consiliului de administraţie şi cele operative pe lângă Rectorul Academiei;
- organizează audienţa cetăţenilor de către conducerea Academiei;
- gestionează adresa electronică academia@mai.gov.md şi sistemului informaţional „E-Management”;
- asigură entitățile structurale ale Academiei cu necesarul rechizitelor de birotică;
- elaborează rapoarte, materiale analitice şi sinteze informative referitoare la activitatea de monitorizare şi control, potrivit competenţei.
Conform statului de personal, în cadrul Secției activează funcționari publici cu statut special de conducere, funcționari publici cu statut special de execuție și funcţionari (salariaţi civili). Angajații execută atribuțiile în conformitate cu fișele de post elaborate în modul stabilit de legislația în vigoare.
Un loc aparte în cadrul Secției documentare îi revine Arhivei, în gestiunea căreia sunt peste 25000 de dosare și registre, inclusiv ale instituțiilor de învățământ ale Ministerului Afacerilor Interne, a căror succesor de drept este Academia „Ștefan cel Mare”.
Secția documentare rămâne a fi un factor important în asigurarea comunicării interne şi externe atât la nivel instituţional și departamental, cât şi în raport cu persoane din afara Academiei.
Contacte:
mun.Chişinău, str.Gh.Asachi, 21. Telefon: (022) 738994